Un componente clave del proceso de contratación en una organización se basa en asegurar que los nuevos empleados estén bien incorporados. Necesitarás una lista de verificación para nuevas contrataciones, incluso cuando viene desde la orientación para nuevos clientes, y también para el ambiente del lugar de trabajo, así como la relación con los compañeros de la nueva contratación.
Un exitoso proceso de incorporación puede establecer realmente el tono para el tiempo de los nuevos empleados con la empresa, y un proceso en el sitio proporciona una gran oportunidad para establecer el tono para el éxito de todos los empleados en la empresa.
¿Estás familiarizado con el concepto de incorporación de empleados, y su importancia?
Los nuevos empleados se embarcan en el proceso de incorporación para familiarizarse con su nuevo empleador de una manera formal y estructurada. Básicamente, cubre todos los procesos, procedimientos e información que un nuevo empleado necesita conocer para convertirse en un miembro efectivo del nuevo equipo en donde forma parte.
Como hemos discutido antes, la rotación de empleados es bastante cara, cuesta hasta el 150 por ciento del salario actual de un empleado. Con una persona menos en el equipo, la moral del equipo puede sufrir, la confianza en la gestión disminuye, y hay una disminución en la productividad.
Se hace evidente, una vez que consideramos los costos no financieros de una mala decisión de contratación, que poner recursos en el fomento de un buen proceso de incorporación de empleados puede dar sus frutos a largo plazo, tan sólo por mantener tus formularios de nuevas contrataciones bajo tu consideración y prestar atención en una orientación para nuevos clientes.
La forma más efectiva de incorporar nuevos empleados y hacer formularios de nuevas contrataciones
Para iniciar el desarrollo de tu proceso de incorporación, debes establecer metas claras y métricas para el éxito.
¿Es tu intención aumentar la satisfacción de los empleados, por ejemplo? Si deseas juzgar si tu experiencia de incorporación realmente tiene un impacto, debes determinar cómo se mide con el tiempo.
El primer día perfecto para las nuevas contrataciones en tu empresa debe basarse en crear experiencias positivas para el equipo y apoyar a la filosofía de la empresa, incluso cuando el equipo de trabajo tiene que hacer una orientación para nuevos clientes.
Prepárate para dar la bienvenida a tu nuevo miembro del equipo
Probablemente no hay muchas otras cosas que perturbarán tu día más que tener que esperar a que los técnicos (TI) para configurar tu equipo, como parte de la lista de verificación para las nuevas contrataciones. Es por esta razón que las mejores experiencias de incorporación deben comenzar mucho antes de que el nuevo empleado haya puesto un pie en la oficina por primera vez.
- Es posible que el empleado desee ponerse en contacto con los técnicos (IT) una vez que han firmado la línea de puntos, para que puedan organizarse con su espacio de trabajo, tarjetas de acceso, correo electrónico, cualquier hardware que puedan requerir, y cualquier tecnología informática que necesitarán en el trabajo.
- Habrá otros documentos que tendrás que reunir, como parte de esta lista de verificación para nuevas contrataciones, incluyendo toda la documentación que tendrás que firmar. Tu primer puerto de escala debe ser recursos humanos.
- Sería ideal si pudieras permitir que tu nuevo contrato se firmara electrónicamente para que puedas enviarlo a ellos antes de su llegada para su primer día en el trabajo.
- También debes crear una línea de tiempo y un plan que anticipa los hitos mensurables e identifica qué hitos tienen que cumplirse.
- Hay varios aniversarios de lugar de trabajo significativos que los empleados pueden querer rastrear para ver cómo se han desarrollado como empleados, incluyendo el primer día, la primera semana, el primer mes, los primeros 90 días, los primeros seis meses y el primer año. Si quieres, tal vez necesitas analizar cuando también tienes una orientación para nuevos clientes.
- Es muy importante que informes a tu equipo cuando contrates gente nueva. Si necesitas presentar a su nuevo colega, su papel, su fecha de inicio y cómo encajarán en el equipo, envía un correo electrónico rápido describiendo su nombre, su posición y su fecha de inicio.
- Además, es posible que desees pedir a los miembros de tu equipo cualquier información que creen que su nuevo colega pueda requerir para su primer día de trabajo, así como cualquier documentación que necesitará para prepararse para su entrega.
Administración del proceso de incorporación previa
En la relación empleado-organización, el período de incorporación es uno de los pasos más críticos en el proceso. Cuando se trata de crear una buena primera impresión, es extremadamente importante que los profesionales de RRHH trabajen junto con los gerentes. Con el fin de garantizar el inicio de esta relación con el pie derecho, necesitarás esta lista de verificación para nuevas contrataciones.
Nuestra recomendación es enviar a los nuevos contratados un correo electrónico de bienvenida con la siguiente información sobre una semana antes de que lleguen a la empresa:
- Documentos y formularios para nuevos empleados (que pueden firmarse electrónicamente, si es posible)
- Formularios de nuevas contrataciones, orientación para nuevos clientes, lista de verificación para nuevas contrataciones; todo lo que necesitan para contemplar en este nuevo lugar de trabajo.
- Información detallada sobre las fechas, la hora y la ubicación de la clase; código de vestimenta, transporte y accesibilidad a la clase
- Manuales y cualquier documento relacionado específicamente con su papel proporcionado por la empresa
- Describir su primer día en un esquema
- Es posible acceder a la intranet o sitio web de la empresa desde este punto en
- También debes proporcionar los documentos o equipos necesarios
Incluyendo información de contacto para cualquier colega, que estarán trabajando estrechamente con puede ser útil también. Es beneficioso reintroducirse a los nuevos empleados antes de que lleguen para que tengan caras amistosas (y pueden evitar introducciones incómodas del primer día) y permitirles obtener información de alguien que no sea sus gerentes.
Recuerda solicitar comentarios y documentar el proceso sobre la marcha si estás diseñando un proceso estándar.
Primer día (usa tus formularios de nuevas contrataciones)
En este día empezar la lista de verificación para nuevas contrataciones y debes analizarlo cuidadosamente para lograrlo todo. Las horas de trabajo en su empresa comienzan a las 9, pero no es crucial que tu nuevo miembro del equipo llegue en ese momento si estarás allí para saludarlos una vez que lleguen, o alguien que ya les haya sido introducidos.
Es importante establecer una primera impresión positiva porque las primeras impresiones duran, y quieres que empiecen su día con una buena nota contigo.
Después de eso, como parte de esta lista de verificación para nuevas contrataciones, tómate el tiempo para presentarles a su nuevo equipo inmediato cara a cara al comienzo del nuevo día. ¿Hay regalos de bienvenida en su organización? Este es un momento ideal para premiarlos. También llévalos a recorrer la oficina para que no pasen todo el día sentados.
Repasa las formalidades de la empresa después de presentarlas a sus colegas. Es posible que Recursos Humanos lleve a cabo talleres de bienvenida en los que se esbozan las políticas de la empresa, expectativas y objetivos, pero también se debe ejecutar a través de las siguientes cosas: organigramas, su descripción del trabajo, orientación para nuevos clientes, plazos de los hitos, lista de verificación para nuevas contrataciones y esbozo de sus responsabilidades.
Evita abrumarlos por la información al programar descansos durante todo el día. Planifica un almuerzo con el equipo para que todos sientan menos presión en el ambiente formal de la oficina. Llévalos a tomar café para conocerlos y programa una cita para tomar café con ellos.
Durante las primeras semanas de su nuevo puesto, debes tener una conversación con tu gerente con respecto a cualquier conocimiento o lagunas de experiencia que puedas tener.
Puede ser una buena idea presentar a las personas con las que trabajarán en algún momento del día: gerencia ejecutiva senior, clientes/clientes, proveedores/vendedores, y cualquier freelancer.
Además de la orientación de los formularios de nuevas contrataciones (lista de verificación para nuevas contrataciones), es necesario proporcionarles una copia de sus políticas. Existe la posibilidad de que esto tenga un doble efecto: les permite asumir parte de la responsabilidad de la planificación y tomar un elemento a su propio ritmo, pero también les da un sentido de progreso.
Dentro de la primera semana con su lista de verificación para nuevas contrataciones
En el primer día de empleo, el nuevo empleado debe ser instruido cómo llenar cualquier conocimiento o experiencia lagunas. Un ejemplo común es la formación de software. Deben tener orientación para nuevos clientes, pero también para clientes experimentados que saben lo que pasa. Sus nuevas formas de contratación deberían ser perfectas, puntuales.
Es normal que los nuevos reclutas se sientan ansiosos por empezar, por lo que los gerentes también deben asignar la primera tarea en una reunión individual.
También puede ser conveniente aclarar más sus funciones y responsabilidades e incluso lo que no es su responsabilidad.
Por último, es importante que el nuevo empleado cuente con el apoyo del personal directivo superior. Las empresas más pequeñas, por ejemplo, pueden depender más del liderazgo directivo o ejecutivo que las más grandes; esto puede o no ser apropiado dependiendo del tamaño de su organización.
Dentro de las nuevas formas de contratación, también hay algún tipo de proceso de amigo o mentor que se formaliza en algunas organizaciones.
A pesar de que esto puede o no ser lo mejor, la idea es que los nuevos contratados esperan poder conectarse con alguien con quien puedan hablar, hacer preguntas y recibir consejos de liderazgo de quien no sea su supervisor inmediato.
Con tu lista de verificación para nuevas contrataciones, puedes ser capaz de ayudar a tu nuevo recluta a integrarse en tu nuevo trabajo, incluso si este tipo de programa no está disponible para ellos. Al presentarlos a alguien (o varios) que pueda cumplir esta función, puedes proporcionar una gran cantidad de asistencia.
Durante el primer mes (considera tu orientación para nuevos clientes)
Los nuevos reclutas deberían, para este momento, haber establecido una conexión con las personas relevantes y estar empezando a construir tus propias redes profesionales.
Además de esto, también deben tener una excelente comprensión de la empresa y su papel dentro de la empresa. Creemos que al menos deberían haber comenzado el entrenamiento para cerrar las brechas de conocimiento que podrían haber existido de no haberlo completado.
Creemos que es importante seguir controlándolas de vez en cuando. ¿Cómo les va a finales de año? ¿Han hecho algún progreso? ¿Ha mejorado algo para ellos en el último mes?
Siempre que sea posible, recuerda que esta debe ser una conversación de dos vías, especialmente si estás creando tu propia experiencia de incorporación por primera vez.
Durante este proceso de entrevista, los gerentes también pueden preguntar a sus nuevos empleados qué piensan de su estilo de gestión, formularios de nuevas contrataciones, orientación para nuevos clientes, y una lista de verificación para formularios de nuevas contrataciones (y cómo están respondiendo a todo).
Preguntas que pueden ser reveladoras:
- ¿Has sido capaz de integrarte con éxito?
- ¿Cómo fue tu experiencia? ¿Hubo algo que no te gustara?
- ¿Cómo puede ayudarte tu manager?
- ¿Cuáles son tus métodos de aprendizaje?
Con una lista de verificación para nuevas contrataciones, puedes utilizar la información que recopilas sobre tus empleados para adaptar un estilo de liderazgo y mejorar tu procedimiento de incorporación basado en lo que te dicen.
Período de tres meses
Ya no debería ser tan inexperto desde el momento de contratación hasta ahora. Tus empleados actuales deberían haber desarrollado una relación cómoda con la cultura de su empresa.
Debes seguir monitoreando, incluso si eso significa comprobarlo con ellos de vez en cuando. Asegúrate de darles retroalimentación y pídeles que hagan lo mismo por ti.
Como una parte personal o psicológica de tu lista de verificación para nuevas contrataciones, trata de hacer un esfuerzo para darle la bienvenida a los miembros de esta familia y/ o personas significativas a un próximo evento social de la empresa, entre la orientación para nuevos clientes, o tal vez si su empresa tiene una cultura o tradición de planificación previa.
Un período de seis meses
Ahora que las nuevas formas de contratación ya habían pasado, con el fin de su nuevo contrato para trabajar de forma independiente en este punto, la persona debe haber logrado todos los objetivos que se establecieron en el primer día.
Después de que todos los altibajos de tu proceso de incorporación se han tratado, tendrás una última oportunidad de pedir retroalimentación.
Al final de sus primeros seis meses de trabajo, sería prudente hacerle dos preguntas.
- ¿Qué podría haber hecho de forma diferente para hacer la integración más agradable?
Han estado en la posición por seis meses. ¿Hay información que deberían haber recibido en sus primeros meses que no recibieron? ¿Cómo se puede resolver esto?
- ¿Cuáles son tus planes de futuro para dentro de 5 años?
Al hacerlo, los individuos pueden mantener una perspectiva de pensamiento a largo plazo.
¿Te ha gustado la introducción de nuestros objetivos: formularios de nuevas contrataciones, orientación para nuevos clientes, lista de verificación para nuevas contrataciones?
Como parte de las nuevas formas de contratación, es importante consultar con ellos al menos seis meses en su nuevo papel, a pesar de que ya no se pueden considerar su 'nuevo contrato,' para que puedan seguir desarrollando profesionalmente, así como lograr sus metas profesionales generales.
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