La gestión de los contratos en una empresa es indispensable dentro de los términos de la ética profesional, pues aquí se controlan los documentos legales y de mayor importancia dentro de la empresa y determinan los plazos en los que se deben cumplir las actividades tanto para los empleados como para los clientes logrando que la máquina funcione eficazmente.
Cada archivo con el que cuenta una compañía es de mucha importancia y por eso hay áreas especializadas como la de administración y finanzas que se encargan de hacer valer cada contrato que tiene la empresa. Como todo, la forma de trabajar ha evolucionado considerablemente; mientras que en el pasado los contratos se guardaban en enormes archivos clasificados por fechas o disposiciones, podía traer algunos problemas porque podían extraviarse, o no se le ponía atención a ciertos detalles ya que al tener tantos papeles la desorganización se hacía presente y al momento de una auditoría podría ocasionar un completo caos. Hoy funciona completamente diferente para muchas empresas y te diremos qué características debe tener el software que resulte eficaz para ti.
1. Cómo funciona la gestión de contratos
Con la ayuda de la tecnología, la gestión de los contratos de una empresa ha evolucionado considerablemente gracias a softwares de gestión de contratos (CLM) y existen muchas opciones con diferentes funciones, características y beneficios. Pero debes saber que el que elijas, debe contar con al menos estas cuatro funciones básicas: almacenamiento, etiquetas de seguimiento, filtración de criterios y alertas para notificaciones de las fechas y eventos importantes.
Para poder escoger el mejor software de gestión de contratos para tu empresa, hemos preparado una lista de consejos para puedas evaluar cuál es el mejor para tu negocio.
Archivo en la nube
- Sin importar el software que elijas para la gestión de contratos de tu empresa el archivo en la nube es esencial, ya que todos los archivos desde contratos, acuerdos, suscripciones entre otros, se pueden manejar con mayor facilidad así como también el acceso a ellos es mucho más sencillo.
- La capacidad de almacenaje debe ser lo suficientemente amplias y contar con la posibilidad de poder expandirla para que no se pierdan los documentos.
Etiqueta de los archivos
- El etiquetado de los archivos es otra de las características con las que debe contar tu software de gestión de contratos; estas deben poder ser personalizadas y las que ya sean predeterminadas, debes asegurarte de que sean fáciles de entender para todos los empleados que deben tener acceso a estos archivos.
Actualizado con la ley
- Todos los contratos de tu empresa deben estar al día con las legislaciones y actualizaciones de las leyes, de lo contrario, no podrás hacer una gestión correcta de los contratos. Las leyes suelen sufrir modificaciones, así que tu software debe garantizar una actualización constante. Los programas que cuentan con esta función son capaces de identificar estas modificaciones y lanzar una alerta al área correspondiente a través de un correo, evitando problemas posteriores.
2. Un software de gestión de contratos debe ser intuitivo y fácil de usar
- Los conceptos de los contratos son de por sí complicados; es por eso que tu software de gestión de contratos debe ser fácil de entender y manejar, en el que puedas redactar y actualizar tus archivos manteniendo informados en todo momento los cambios que se generen en todo momento. Esto representará un ahorro de tiempo considerable.
- El objetivo de invertir en un software de gestión de contratos es que debe ayudarte en agilizar las tareas diarias y optimizar al máximo el tiempo que le dedicas a la administración de los documentos, por ello el modo de uso también debe ser efectivo.
- La idea principal de contar con un programa de gestión de contratos, es la de brindarte ayuda para agilizar las labores cotidianas de la empresa y optimizar el tiempo que se requiere al área administrativa de los documentos, es por estas razones que tu software de ser realmente eficaz.
3. ¿Cuáles son los beneficios de un software de gestión de contratos?
Los beneficios de contar con un software de gestión de contratos además de ayudarte a optimiza el tiempo, ofrece otro tipo de ventajas:
- Puede mantener un estándar en la creación de contratos empleando términos, condiciones y leyes que se aplican a diversos contratos.
- Da un seguimiento al tiempo de aprobación de los contratos, lo que permite seguir recibiendo los beneficios y servicios que se hayan contratado con anterioridad.
- Envía alertas automáticas para que se revisen o se firmen los contratos.
- Mantiene una revisión periódica del cumplimiento de los contratos, por lo que la empresa evita caer en incumplimientos legales.
- Es de suma importancia contar con un sistema de gestión de contratos en una empresa, porque no sólo previene los perjuicios legales, sino que contribuye en la alineación del presupuesto y en los objetivos de los negocios que maneja tu empresa.
4. ¿Cuáles son los pasos a seguir para la realización de un contrato y darle una correcta gestión en su periodo de duración?
Para que la gestión de los contratos sea la adecuada, se deben seguir algunos pasos:
Los principales pasos en esta gestión son:
Creación de los contratos
- Lo primero es establecer la solicitud de inicio. Aquí se identifican los contratos y los documentos necesarios que respalden los vínculos entre las partes.
Etapa colaborativa en la gestión del contrato
- En este momento sucede la negociación de los términos de contratación. Después de redactar el contrato, los empleados deben poder comparar versiones del contrato y anotar cualquier discrepancia para reducir el tiempo de debate entre las partes.
- Aquí vienen las negociaciones de los términos del contrato. Se discuten las discrepancias que pueden llegar a existir.
Etapa de aprobación del contrato
- En la etapa de aprobación suelen surgir mayores retrasos por lo que debes prevenir tener un flujo de información y de trabajo adecuados. Al superar esta etapa, llega el momento de la firma.
Etapa de monitoreo.
- Este es un proceso de revisión y modificaciones; mientras el contrato se prolongue, es de suma importancia darle seguimiento a las cláusulas para que se desarrollen y se cumplan correctamente.
Etapa de renovación.
- Si la relación contractual logra mantenerse, el contrato puede renovarse; ya sea por el mismo tiempo de duración que el anterior o por más. En el caso contrario, al finalizar el tiempo establecido del contrato, ambas partes dan por concluida su relación y el contrato queda sin efecto.
Contar con un programa de gestión de contratos es sumamente importante para una empresa. Además de prevenir complicaciones legales, es fundamental en el proceso de alineación de presupuestos y en el alcance de los objetivos propuestos para el negocio.
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