Una empresa que utiliza software de contabilidad tiene acceso a una gran cantidad de informes financieros que proporcionan información sobre su desempeño. La mayoría de los empresarios están demasiado ocupados para entender números financieros complejos, ya sea que carezcan de tiempo, interés o capacitación para hacerlo. A medida que aprendes a monitorear la salud empresarial de tu negocio, aquí están los principales números de tu negocio a los que debes prestar atención.
Algunos propietarios de pequeñas empresas, de hecho, son incapaces de ver el panorama general porque se centran en lo que encuentran emocionante. Para tener éxito todo depende de la gestión financiera, no importa cuál sea tu habilidad o nivel de compromiso con tu arte, producto o servicio.
¡No permitiremos que falles! Para ayudarte a obtener y mantener tus ganancias, echemos un vistazo a los siete números que debes monitorear cada mes. Los estados financieros clave de tu salud empresarial no requieren que tengas credenciales de CPA (cost per action, o costo por acción) para entender cómo estos números se interpretan y se derivan de ellos.
Esto requiere que utilices algún software de contabilidad para facilitar el proceso. Serás capaz de tomar decisiones más inteligentes y orientadas hacia el futuro una vez que tengas una imagen clara de tus estados financieros.
1. Resultados
Como dice aquella frase, "¿Cuál es la línea de fondo?”, así Ganancias y pérdidas (P&L, Profit and Loss, en inglés) muestra directamente este estado. Las declaraciones de P&L incluyen lo que se conoce como la 'línea de fondo', el número que muestra si la empresa obtuvo un beneficio y cuánto perdió en un tiempo determinado.
Esto es esencial en términos relacionados a salud empresarial, porque después de restar los gastos de los ingresos, la ganancia (también conocida como "ingreso neto") te dice cuánto dinero has ganado. El análisis de tus P&L de forma regular (es decir, una vez al mes) te permitirá:
- Buscar maneras de disminuir los gastos si están impactando tus ganancias y supervisar cuánto se está gastando en ellos
- Querrás saber en qué momento tienes el menor trabajo y ganas el menor dinero para que puedas reducir o aumentar tus esfuerzos de ventas en el momento adecuado
Asegúrate de conocer tu tendencia de ingresos, ya que, a pesar de que podrías estar en una trayectoria ascendente en términos de ingresos, puedes determinar por qué tus beneficios han sido afectados por los gastos y así hacer los cambios necesarios. Bajo este ejemplo, considera reducir tus gastos o aumentar tus tarifas.
Al final, si no haces suficiente dinero para pagar un salario digno, tu salud empresarial no será sostenible. Necesitas mantener un ojo en esta "línea de fondo" de tu negocio, para así estar seguro de que el negocio te paga lo que quieres.
2. Gastos de tu negocio
Es importante invertir en cosas como equipos, suministros de oficina, transporte, capacitación y publicidad para operar un negocio exitoso y mantener una gran salud empresarial. No obstante, puedes encontrar que tus gastos están creciendo rápidamente, e incluso superando tus ingresos, dependiendo de qué tipo de negocio ejecutas.
Tu software de contabilidad debe actualizarse diariamente y mensualmente para reflejar de manera adecuada tus gastos. Si logras esto, tu declaración de ganancias y pérdidas revelará tu salud empresarial.
Sin embargo, muchas soluciones de contabilidad también te mostrarán las categorías de gastos que has realizado en un informe de gastos. Puede ser posible reducir tus gastos si revisar con cuidado y a detalle tus patrones de gastos.
En cuanto a los gastos de seguimiento se refiere, el único trabajo que tienes es verificar que no están aumentando más rápido que tus ingresos. Sólo debes hacer inversiones a largo plazo si estás intentando contratar a un nuevo empleado o comprar equipo que podrás aprovechar en el futuro.
3. Las cuentas por cobrar
¿A veces deseas que el dinero caiga de un árbol cada vez que lo sacudas? Te acercas lo más posible a él con cuentas por cobrar, o A/R (Accounts Receivable).
En términos de salud empresarial, puedes ver tu A/R como una línea en tu balance, que es otra manera de ver tu situación financiera. Es sólo una manera elegante de decir "el dinero que debo." Este es el saldo de todas las facturas pendientes. En la parte superior del árbol, tienes un montón de dinero si las cuentas por cobrar son altas.
Mira tu A/ R si tienes cifras preocupantes de ganancias y pérdidas (P&L). Los propietarios de negocios que experimentan dificultades financieras son a menudo víctimas de facturas atrasadas o impagas. Debes mantener buenas comunicaciones con los clientes para asegurarte que pagan a tiempo y mantener el flujo de caja en marcha. Los recordatorios de pago disponibles en muchas herramientas de software de contabilidad hacen que sea fácil mantenerse al tanto de esa índole.
Serás capaz de tomar mejores decisiones sobre qué invertir y cuándo hacerlo, si reconoces lo que tus números A/R representan en un momento dado.
4. Beneficios por cliente
La experiencia del cliente difiere de cliente a cliente. Entre los muchos tipos diferentes de negocios, algunos son sustancialmente más rentables que otros. El beneficio es más importante que los honorarios cuando se trata de elegir los mejores clientes.
A veces puede ser emocionante recibir un cliente de nombre grande, pero tendrá que hacer inversiones adicionales en equipo, seguros, viajes y otros gastos para mantener al cliente. A pesar de que pueden estar pagando más, también están pagando más por el servicio.
Por el contrario, es posible que algunos de tus clientes más pequeños no paguen mucho, pero sus proyectos terminan produciendo un montón de beneficios.
Un informe de ingresos por el cliente puede ser proporcionado por software de contabilidad. Puedes ver que este estado financiero puede ser revelador para ver lo que cada cliente es "vale" para la salud empresarial, pero para comprender mejor la cantidad de beneficios que pueden generar, tendrás que dar un paso adicional.
- Trata con clientes para ganarte la vida, así que resta todos esos gastos de los honorarios que recibiste de ellos. Beneficio bruto es lo que tú tienes que ganar.
- Calcula tu beneficio dividiendo tu tiempo de trabajo en tus proyectos, por cuántas horas trabaja con ellos. Tú ganas esa cantidad por hora.
- Ve qué clientes tienen los salarios más altos para que puedas determinar cuáles son los más lucrativos. La comercialización de tu negocio debe estar orientada a conseguir clientes más rentables, incluso si no son los proyectos más grandes. Esta es la forma más rápida y eficiente de ganar dinero, así como de mantener cierta estabilidad en tu sistema de salud empresarial.
Aquí tenemos un video referente a la importancia de considerar ciertos números de tu negocio:
5. Corrientes de capital en tu negocio
Un dueño de la pequeña empresa puede encontrar el flujo de caja para ser uno de los conceptos más difíciles de comprender. Un estado de flujo de efectivo registra las cantidades de dinero que ingresan (ingresos) y salen (gastos) de tu negocio durante un período de tiempo especificado. Al final de un período de tiempo, tu estado de flujo de efectivo muestra la cantidad de efectivo disponible.
Todavía es posible tener un problema de flujo de caja incluso si tu P&L muestra ganancias consistentes. Tal vez facturaste por un gran proyecto, pero el plazo de pago es de sesenta días, lo que significa que no recibirás dinero en efectivo durante bastante tiempo.
Del mismo modo, si mientras esperas que llegue ese dinero, necesitas grandes inversiones en equipo, tus gastos pueden parecer razonables basados en tus ingresos, pero no podrás pagarlos.
Realizar un seguimiento de tu estado de flujo de efectivo regularmente te permite asegurar que tus compras se realizan en el momento adecuado y que tus clientes te pagarán de manera puntual, para recibir la atención de salud empresarial adecuada.
6. Venta de artículos
¿Te interesa cuánto haces de cada venta y cuántas veces vendes algo? Estos conocimientos pueden encontrarse normalmente en un informe de ventas de artículos.
Una pieza vital de la información para tu salud empresarial es este puesto que te demuestra tu rentabilidad para cada producto o servicio. Si tu producto más vendido está obteniendo un beneficio, puedes ver aquí si es incluso el cumplimiento de tus promesas.
Asimismo, se puede analizar su rentabilidad bajo diferentes descuentos. Un estado financiero, como un informe de ventas de artículos, puede darte información valiosa que te ayudará a decidir qué artículos deben recibir tu atención y cuáles no.
7. Rentabilidad de un proyecto a través de la salud empresarial.
Si tienes empleados trabajando en tus proyectos, ¿quieres saber lo rentables que son para tu salud empresarial? Aquí se detalla la rentabilidad del proyecto.
Puedes rastrear la rentabilidad de tus proyectos con ciertas soluciones de software de contabilidad que ofrecen una herramienta de reporte de rentabilidad de proyectos.
La herramienta debe explicar el tiempo y los gastos que los miembros de tu equipo rastrean para los proyectos, que se pueden utilizar para tomar mejores decisiones de gestión de proyectos y se relacionan con el negocio a corto y largo plazo.
La línea de fondo sobre los números financieros
Los números financieros prueban que el refrán, 'Quien no hace un plan está planeando fallar' (Failing to plan is planning to fail), realmente es verdad.
La salud empresarial está determinada en gran medida por los números, te guste o no. Estas personas pueden proporcionarte información como:
- Con el fin de ser más rentable, a qué tipo de clientes debes dirigirte
- La rentabilidad de un negocio o proyecto se basa en la cantidad que ganas
- ¿Es razonable y asequible invertir capital?
- Invertir en tu negocio cuando sea el momento adecuado
- Cuánto y a quién le deben tus clientes
- El rendimiento pasado te dará una idea de lo que puedes esperar
Un análisis de flujo de caja en tiempo real para tu negocio
Tanto las grandes como las pequeñas empresas deben tener en cuenta estas métricas de salud empresarial al tomar decisiones en relación a su negocio. Revisa el estado de flujo de caja el primero de cada mes, como recomiendan los expertos contables. Como resultado, puedes adaptar tu estrategia en el cuidado de tu salud empresarial, según sea necesario.
Después de alguna práctica que analiza tus datos sobre una base regular, puedes producir informes adicionales que te ayudarán a medir el éxito de tu negocio, a través de su salud empresarial. Es una inversión que valdrá la pena a largo plazo, si en cuestión de salud empresarial hacemos una prioridad de estos 7 números y sus correspondientes estados financieros para tu negocio.
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